Haben sich Hausverwaltung und Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) auf eine energetische Sanierung des Gebäudes geeinigt, müssen die Pläne als Nächstes sehr detailliert und einfach verständlich bekannt gegeben werden. Hier spielt die Kommunikation zwischen der Hausverwaltung und der WEG eine sehr wichtige Rolle. Je nach Art der Sanierung stehen andere Informationsbedürfnisse im Raum. Wie Sie bei der Kommunikation mit den Bewohnern vor, während und nach Sanierungsprojekten am besten vorgehen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
Planung und Vorbereitung der Kommunikation
Zuerst sollten Sie für die Kommunikation zur energetischen Sanierung eine Zielgruppenanalyse vornehmen. Dadurch bekommen Sie einmal ein Bild davon, wer überhaupt in dem Gebäude wohnt und welche Lebensziele die Menschen verfolgen. Handelt es sich zum Beispiel eher um Familien oder kinderlose Paaren, Studenten oder Alleinstehende? Je nach Zielgruppe könnten dann andere Vorteile einer energetischen Sanierung hervorgehoben werden. Bei Familien würden eventuell die Sparpotenziale relevanter sein. In den von grüner Politik geprägten Szenevierteln sollte man eher den Umweltschutz ansprechen.
Bei der Vorbereitung sollte sich die Hausverwaltung außerdem fragen, welche Informationsbedürfnisse überhaupt bestehen. Allzu sehr ins Detail zu gehen und technische Feinheiten zu erläutern, wird die meisten Bewohner eher überfordern. Bereiten Sie daher einen leicht verständlichen Plan innerhalb Ihrer strategischen Kommunikationsplanung zur Sanierung vor. Dazu gehört letztlich auch die Wahl der richtigen Kommunikationsmittel. Erste Informationen können per Mail oder Aushang verteilt werden. Insgesamt sind aber auch Veranstaltungen sinnvoll, bei denen alle Eigentümer zusammenkommen und im direkten Kontakt mit der Hausverwaltung Kommunikationskanäle zur energetischen Sanierung eröffnet bekommen.
Ein solches Vorhaben zu planen, ist nicht immer einfach. Allein die Zielgruppenanalyse und die richtige Inhaltsstrategie für die Kommunikation der Sanierungsprojekte braucht Zeit und Kenntnisse. Pfad A greift Ihnen hier unter die Arme und kann Ihnen als enger Partner für Ihre Kommunikationsstrategie helfen. Wir bereiten alles Nötige vor, damit Sie die Ziele der Sanierung verständlich vermitteln können und am Ende die Wohnungseigentümergesellschaft auf Ihrer Seite wissen.
Organisation von Informationsveranstaltungen zwischen Hausverwaltung und Wohnungseigentümergemeinschaft
Eine wichtige Komponente in der Kommunikation mit der WEG ist die Durchführung von Informationsveranstaltungen zur Sanierung. In diesem Rahmen können Sie sehr viel genauer auf die Fragen und Wünsche der Bewohner eingehen. Im direkten Kontakt ist ein lebendiger Austausch möglich und die Hausverwaltung bekommt ein hautnahes Bild von der Gemütslage im Gebäude. Die Einbeziehung der Mieter und die Feedback-Einholung sind in dieser Art der Kommunikation zur Sanierung entscheidend. Sie können sich letztlich auch auf die finale Umsetzung des Projektes auswirken. Entsprechend sollte die Veranstaltungsplanung bereits früh beginnen.
So bekommen Sie als Hausverwaltung weiteren Input und erfahren, wo bei den Eigentümern der Schuh drückt: Das können zum Beispiel ganz praktische Probleme mit der Lautstärke während der Sanierung oder Fragen zu weiteren Maßnahmen sein. In der Frühphase lässt sich das Feedback dann nutzen, um noch Veränderungen bei der energetischen Sanierung vorzunehmen. Interaktionsmöglichkeiten sollten aber auch nach Beginn der Bauarbeiten angeboten werden. So könnte zur Halbzeit eine weitere Informationsveranstaltung anberaumt werden, um über den derzeitigen Stand der Dinge Updates zu geben.
Gestaltung transparenter Kommunikationsprozesse zwischen der Hausverwaltung und der WEG
Finden Sie die richtige Mischung zwischen einfacher Informationsvermittlung und transparenten Kommunikationsprozessen zur Sanierung. Die Details sollten die Eigentümer nicht überfordern, gleichzeitig darf aber auch nichts im Verborgenen bleiben. Eine stets erfolgreiche Methode in der Kommunikation von energetischer Sanierung sind Visualisierungen. Präsentationen mit PowerPoint oder im Video-Format helfen dabei, die Pläne verständlich darzustellen. Nachdem die Eigentümer die Informationen konsumiert haben, können sie bei einer direkten Veranstaltung ein Feedback geben.
Abgesehen davon muss auch während der Umsetzung der Sanierung der Informationsfluss von der Hausverwaltung weitergeführt werden. Pfad A kann dies für Sie übernehmen und Sie bei der Erstellung von Datenvisualisierungen zur energetischen Sanierung beziehungsweise der aktuellen Lage unterstützen. Hilfreich sind immer fortwährende Updates, welche per Mail, Einwurf oder Aushang verteilt werden können. Diese regelmäßigen Berichte zur energetischen Sanierung helfen den Bewohnern dabei, die Maßnahmen besser zu verstehen und das Projekt auf Dauer mitzutragen.
Regelmäßige Updates und laufende Kommunikation während der Sanierungsphase
Setzen Sie sich mit uns von Pfad A zusammen, um für die Zeit der Sanierungsarbeiten die laufende Kommunikation zu organisieren. Hierfür können wir gemeinsam eine Update-Frequenz festlegen. Die Frage ist dabei, wie häufig die Eigentümer informiert werden müssen beziehungsweise sollten. Eine solche Update-Frequenz in der Kommunikation zur Sanierung hängt von der Art der Maßnahmen ab. Langwierige Projekte, zum Beispiel der Austausch der Dämmung, können eventuell nur langsam Fortschritte aufweisen. Hier würde es dann ausreichen, wenn Sie die Fortschrittsdarstellung zur Sanierung nur einmal im Jahr an die Eigentümer ergehen lassen.
Die Kommunikationsformate der Sanierungsphase sollten jedoch nicht nur in eine Richtung laufen. Wichtig ist, dass die Hausverwaltung ein offenes Ohr für die Anliegen der Eigentümer hat. Dazu gehört unter anderem auch ein effizientes Beschwerdemanagement zur Sanierung. Kommunikation bedeutet hier, dass die Bewohner Probleme und Störungen melden können. Hierfür richten wir dann eine schnelle Anfragebearbeitung für die Hausverwaltung ein. Mitarbeiter, die auf das aktuelle Projekt der energetischen Sanierung spezialisiert sind, geben Statusaktualisierungen und antworten auf die Fragen der Eigentümer.
Evaluation und Nachbereitung der Kommunikationsstrategie
Nach der Sanierung ist vor der Sanierung – entsprechend sollten Sie die angewendeten Methoden einer Kommunikationsevaluation unterziehen. Wurden die Sanierungsprojekte erfolgreich und transparent gegenüber den Bewohnern dargestellt und wie haben diese darauf reagiert? Die Bewertung der Kommunikationseffektivität zur Sanierung, aber auch für andere Maßnahmen, ist ein Schlüssel zum späteren Erfolg. Hierbei kann eine Feedback-Analyse der Kommunikation und ein Fragenkatalog zur Wahrnehmung der Strategie durch die Wohnungseigentümer helfen. Wir stehen Ihnen in diesem Fall mit Rat und Tat bei Seite und können Ihnen sinnvolle Verbesserungsmaßnahmen zur Sanierungs-Kommunikation geben. Diese basieren dann auf den konkreten Erfahrungen mit der Zielgruppe und helfen dabei, eine gezielte Anpassung der Kommunikationsstrategie durch die Hausverwaltung in der Zukunft vorzunehmen.
